‘Een verandering vindt plaats omdat gewone mensen buitengewone dingen doen’, zei oud-president Barack Obama. Revalidatie Magazine brengt een ode aan ‘gewone’ revalidatieprofessionals die buitengewone dingen doen en zo een transformatie tot stand brengen. Van nieuwe therapieën, technologieën en onderkomens tot andere manieren van werken en organiseren. In deel 5 van de verhalenserie De Verandering: met het project ‘Eenvoud in complexe zorg’ stroomlijnt UMCG Centrum voor Revalidatie zijn werkprocessen en procedures om de complexe zorg beter te kunnen plannen.
In revalidatiecentra is niet alleen de geleverde zorg complex en van specialistische aard. Dit geldt ook voor het plannen van die zorg. Patiënten hebben niet zelden een traumatische ervaring achter de rug en kampen vaak met een mix van ingewikkelde en onderling verbonden problemen. Omdat zorgcentra hun patiënten centraal stellen en maatwerk willen leveren, moeten de planningsafdelingen rekening houden met vele variabelen en uitzonderingen. Een onoverzichtelijk en weinig flexibel rooster ligt daarom op de loer. Met als gevolg een grotere kans op fouten vanwege gebrek aan overzicht.
Zo ook bij het Groningse UMCG Centrum voor Revalidatie. De planningsuitdaging en daaruit voortvloeiende fouten waren in dit revalidatiecentrum zo toegenomen, dat het bestuur besloot dat het roer om moest. Met het project ‘Eenvoud in complexe zorg’ wil het zorgcentrum de complexiteit van zijn interne werkprocessen en procedures verminderen. Om zo de complexe zorg die zijn patiënten nodig hebben beter te kunnen plannen.
Universitair geschoolde planners
‘Onze planning van zorg was zo ingewikkeld geworden dat we universitair en hbo geschoolde medewerkers op de planningsafdeling nodig hadden’, vertelt Annemieke Weijling, bestuurder en manager zorg en bedrijfsvoering van UMCG Centrum voor Revalidatie. ‘Planners moesten met veel te veel instructies en uitzonderingen rekening houden om maatwerk voor onze patiënten en medewerkers te kunnen leveren.’ Als gevolg daarvan was de werkdruk van de planners hoog en had het centrum steeds meer medewerkers nodig om de planning rond te krijgen.
Ook was er bij behandelaars veel onvrede over de kwaliteit van de planning. Weijling: ‘Omdat het zo’n complex systeem was geworden, was ook het aantal fouten toegenomen.’
Linda Vlietstra, fysiotherapeut bij de hartrevalidatie, heeft veel voorbeelden van planningsperikelen waarmee behandelaars in hun dagelijkse zorg mee worden geconfronteerd. ‘Fouten in de planning van ruimtes en behandelingen, de communicatie daarover – elk cluster liep dagelijks wel ergens tegenaan. Ook waren er veel mutaties in de roosters, omdat alles was volgepland en met elkaar samenhing.’ Als lid van het projectteam ‘Eenvoud in complexe zorg’ kan Vlietstra nu deze problemen aanpakken.
Bij revalidatie gaat het immers om hoogfrequente afspraken, in het geval van UMCG Centrum voor Revalidatie zo’n 5.000 afspraken per week.
Noodzaak tot bedrijfsmatiger werken
Weijling weet van collega’s dat dit beeld in veel andere revalidatiecentra hetzelfde is. Bij revalidatie gaat het immers om hoogfrequente afspraken, in het geval van UMCG Centrum voor Revalidatie zo’n 5.000 afspraken per week. ‘Maar revalidatiecentra hebben ook de opdracht om bedrijfsmatiger te gaan werken. Daarvoor heb je inzicht nodig in bijvoorbeeld kwaliteit, doorlooptijd en werkprocessen. Veel revalidatiecentra worstelen om grip te krijgen op de complexiteit van zorgprocessen. Om beter te weten welke capaciteit echt nodig is. Bovendien wilden wij overstappen op een nieuw softwarepakket. Dat was voor ons een extra aanleiding om nu de complexiteit aan te pakken.’
Weijling volgde hiermee het advies op van Joost van der Valk, de huidige projectleider van ‘Eenvoud in complexe zorg’. Hij had in 2022 al een inventarisatie gedaan naar de mogelijkheden voor het nieuwe elektronisch patiëntendossier (EPD) Epic, de beoogde opvolger van de software waarvan de ondersteuning zou stoppen. ‘Met Epic kan een zorginstelling heel veel: zorg plannen, factureren, patiëntendossiers bijhouden, logistieke zaken regelen. Maar voor de eenvoud waar iedereen binnen het revalidatiecentrum naar snakte, is software niet de oplossing. Dus wilden we eerst de complexiteit van de zorgverlening reduceren, voordat we het uitgebreide softwaresysteem zouden inrichten.’
Samen de puzzel leggen
In de eerste fase richtte het projectteam van Eenvoud in complexe zorg zich uitsluitend op de afdeling Niet-aangeboren hersenletsel (NAH). Vlietstra: ‘Samen met het multidisciplinair team van de afdeling analyseerden we de werkprocessen om naar efficiëntieslagen te zoeken. We betrokken de behandelaren erbij, omdat de oplossing voor de puzzel echt vanuit het cluster zelf moest komen.’ Ook betrok Van der Valk planners bij de projectteams. ‘De behandelteams wisten niet hoe druk het bij de planning was’, licht Van der Valk deze belangrijke voorwaarde toe. ‘En dat er daardoor veel verloop op deze afdeling was. Pas bij een nieuwe planner merkten ze dat de planning niet meer voldeed aan de wensen, doordat de nieuwe medewerker nog niet voldoende kennis van de complexe systematiek van plannen had. Door in werkgroepen samen te zoeken naar oplossingen, kreeg iedereen een beeld van waar potentiële winst zat. Planners én behandelaars zagen in dat de complexiteit echt minder moest.’
En we hebben nu ook de ruimte om even met collega’s te overleggen. Dat kon vroeger niet omdat iedereen de hele dag een volle agenda had.
Linda Vlietstra, fysiotherapeut
Rust en flexibiliteit
Behandelaars die werken in vaste dagdelen; een vast structuurrooster met blokken voor afspraken en blokken die de zorgverleners zelf kunnen invullen; striktere regels voor patiënten die niet komen opdagen, afzeggen of op vakantie gaan; een behandelplan dat de laatste vier weken niet meer verandert; een versterkte rol van de revalidatiecoördinator in de communicatie met patiënten; patiënten die juist aangeven wanneer ze absoluut niet kunnen in plaats van dat ze hun beschikbaarheid aangeven. Het zijn slechts enkele voorbeelden van maatregelen waarmee het projectteam de complexiteit bij NAH verminderde. En zo de complexe zorg op deze afdeling beter te plannen maakt. ‘We zien dat het structuurrooster voor rust en flexibiliteit zorgt’, vertelt Vlietstra. ‘Iedereen weet waar hij aan toe is, omdat de structuur elke week hetzelfde is. En we hebben nu ook de ruimte om even met collega’s te overleggen. Dat kon vroeger niet omdat iedereen de hele dag een volle agenda had. Ook kunnen we nu makkelijker elkaars gaten opvullen zonder dat de hele planning op de schop moet.’
Uitrol naar andere afdelingen
De lessen en oplossingen vanuit de afdeling NAH neemt het projectteam mee in de tweede fase. Daarin zoekt het nu naar mogelijkheden om de complexiteit bij de overige afdelingen van UMCG Centrum voor Revalidatie te verminderen. Het management deelde hiervoor de belangrijkste maatregelen eerst met het leidinggevend kader, dat zijn teams ervan op de hoogte moest brengen. ‘Dat hadden we achteraf gezien anders aangepakt, omdat er in de teams onrust ontstond’, reflecteert Weijling. ‘We hadden beter duidelijk kunnen maken dat we deze maatregelen niet een-op-een wilden overnemen, maar dat het ging om een streven. Dat hebben we in bijeenkomsten voor het hele personeel beter voor het voetlicht gebracht.’ Van der Valk vult aan: ‘Ook hier geldt dat we het niet van bovenaf willen opleggen. We willen juist dat de zorgverleners meedenken en met oplossingen komen die werken voor hun afdeling. Gelukkig zien we nu in de werkgroepen dat dit idee landt in de organisatie.’
Finetunen voor elke afdeling
Weijling is trots op hoe de teams de veranderingen oppakken. ‘Sommige aanpassingen hebben ingrijpende gevolgen voor patiënten en onze medewerkers. Bijvoorbeeld dat een behandelaar een patiënt niet het hele zorgtraject kan volgen of dat werktijden anders worden ingericht. Maar ze zien de noodzaak en horen positieve verhalen over de NAH. Dus werken alle teams doelgericht naar een structuurrooster dat past bij hun afdeling.’
Volgens Vlietstra beseffen de teams inmiddels dat er een goede basis is. ‘We brainstormen nu vooral met behandelaars en planners hoe we de maatregelen kunnen finetunen voor hun afdeling. Over welke blokken ze voor overleg willen, wanneer ze willen behandelen. Begin september moeten alle nieuwe structuurroosters klaar zijn.’ Daarna staat project ‘Eenvoud in complexe zorg’ even op pauze, zodat Epic kan worden ingericht voor de nieuwe werkwijzen. Van der Valk: ‘Begin 2025 wordt gekeken hoe we met de teams de complexiteit verder kunnen verminderen. Voor nu hebben we een goede basis gelegd om het EPD in 2024 in gebruik te nemen.’
Auteur
Pascal Gerrits
Gerelateerde artikelen Revalidatie Magazine
Dit is waarom de Sint Maartenskliniek steeds meer operaties in eigen huis laat uitvoeren
Vogellanden geeft Zwolle en omgeving een gezondheidsboost
Het plannen van complexe zorg? Dat kan eenvoudiger, vinden ze in Groningen
Gerelateerde artikelen Nederlands Tijdschrift voor Revalidatiegeneeskunde
An ever closer union
Vroege toelaatbare gewichtsbelasting in traumapatiënten met peri- en/of intra-articulaire fracturen van de onderste extremiteiten