Certificatiesysteem voor de methodiek van declareren

Met de introductie van de prestatiebekostiging in 2015 zijn revalidatiecentra hun behandelingen op een andere manier gaan afrekenen. Waar voorheen werd gewerkt met controle op functionele budgetten, moeten nu – na een overgangsfase van drie jaar – per behandeling DiagnoseBehandelCombinaties of DBC’s worden gedeclareerd en afgerekend. Om te voorkomen dat verzekeraars en accountants achteraf duizenden afzonderlijke declaraties willen controleren, werkt de sector aan een certificatiesysteem voor de methodiek van declareren.

Revalidatiecentra declareren de behandeltijd zoals die binnen elke afzonderlijke DBC is gerealiseerd. Dat wil zeggen: ze declareren het gewogen aantal uren dat de verschillende behandelaars binnen een DBC aan een patiënt besteden. Een uur behandeltijd van een arts weegt daarbij zwaarder dan een uur behandeltijd van bijvoorbeeld een fysiotherapeut. In de praktijk is er een grote variatie in de behandeltijd die aan revalidanten wordt besteed, zelfs als het om dezelfde aandoening gaat. Daarom zijn de DBC’s ingedeeld in urengroepen – ‘mandjes’ in het jargon – die elk zijn voorzien van een tarief. Dat tarief is gebaseerd op de gemiddelde kosten van de betreffende DBC, gemeten over alle instellingen gezamenlijk. Het tarief kan op basis van onderhandeling met de zorgverzekeraar overigens ook nog variëren.

Gespecificeerd

’Het controleren van de DBC-declaratie op rechtmatigheid is niet te vergelijken met het eenvoudige systeem van het afrekenen van de oude budgetcategorieën na afloop van het begrotingsjaar’, vertelt Rob Beuse, bestuurder van De Hoogstraat Revalidatie en vicevoorzitter van Revalidatie Nederland. ‘We moeten in onze verantwoording aan veel meer gespecificeerde eisen voldoen. Zo is het belangrijk dat er op juiste wijze tijd wordt geschreven, en dat dat tijdig en controleerbaar gebeurt. Uit de administratie moet blijken dat een arts de patiënt bij de start van de behandeling heeft gezien en dat de geïndiceerde behandeling past bij wat de behandelaars daarna aan uren schrijven. Anders is de DBC-declaratie ongeldig.’ Het is maar één van de vele punten waaraan de administraties van revalidatiecentra Certificatiesysteem voor de methodiek van declareren Verantwoord declareren nu moeten voldoen, en waarop accountants en zorgverzekeraars die administraties controleren.

Controlelast

Dergelijke uitgebreide controles kosten veel tijd en de accountantskosten zijn hoog. ‘We zagen aankomen dat de controlelast enorm zou toenemen, ook omdat je bij elke zorgverzekeraar met aparte afspraken over productie en prijs te maken hebt. De ziekenhuizen zijn ons hierin voorgegaan en hebben te maken gekregen met een uitbundig controlecircus, inclusief de daar tegenwoordig bijhorende verdachtmakingen in pers en parlement. Dat willen wij voorkomen.’ Daarom startte Revalidatie Nederland samen met zorgverzekeraars en accountants het sectorbrede project Verantwoord Declareren. ‘Het doel is om de goede werking van onze administratieve systemen preventief te controleren. We willen die systemen zo inrichten dat die zware controle achteraf maar heel beperkt nodig is. Dat type toezicht passen accountants ook al toe bij andere instellingen, niet alleen in de zorg. Het heet in de wandeling ‘horizontaal toezicht’. Ze gaan dan vooraf in gesprek over de inrichting van de administratie, om te voorkomen dat ze naderhand moeten zeggen dat het anders had gemoeten.’

Toetsingslijst

Het project bestaat uit twee delen. Eerst is gekeken of alle instellingen een administratieve organisatie hebben die op de juiste manier een declaratie kan maken. ‘Globaal gezien zijn de aanwezige systemen goed genoeg, maar ze zijn bij de ene instelling geavanceerder dan bij de andere. Het kan vaak beter, handiger of preciezer. Daar werken de instellingen nu aan.’ Vanaf januari 2016 onderzochten de samenwerkingspartners of die systemen ook echt goed werken, en of ze goed gebruikt worden. ‘Daarvoor hebben we een toetsingslijst van zo’n veertig onderwerpen, zoals bijvoorbeeld het correct schrijven van de artsentijd. Maar bijvoorbeeld ook de kwaliteit van het zorginformatiesysteem waarin informatie over de patiënt verzameld wordt. Dat systeem moet gecertificeerd zijn en alle handelingen op de juiste manier verzamelen. Het is een veelkleurig palet aan onderwerpen.’

Certificaat

Op 1 mei liep de tweede fase af. ‘We hebben nu gegevens over hoe de centra er op alle veertig punten voorstaan. Daar kijken de accountants en zorgverzekeraars naar; we verwachten hun conclusies na de zomer. Instellingen die aan de eisen voldoen, krijgen dan een certificaat dat aantoont dat de administratieve organisatie in overeenstemming is met de wet- en regelgeving.’ Vervolgens moeten de instellingen hun systemen bijhouden om het certificaat jaarlijks te kunnen verlengen, onder andere omdat er jaarlijks nieuwe regelgeving verwerkt moet worden en omdat de behandelprogramma’s inhoudelijk veranderen. ‘Daar moeten we nog afspraken over maken, net als over de vraag hoe accountants de jaarstukken gaan controleren als een instelling een certificaat heeft.’

Tijd besparen

‘Het project Verantwoord declareren resulteert in meer registratie van wat we precies doen’, zegt Beuse. ‘Dat is relevant voor de declaraties, maar ook voor de verantwoording achteraf en voor het meten van onze productie. Het is nu wel heel veel werk, voor de administratie en voor de behandelaars. Die laatsten schreven al tijd, maar er komt nu meer nadruk op correct en tijdig registreren. Het is voor een deel eigenbelang: bij achterstand in de registratie kun je niet declareren.’ Dat extra werk geeft weerstand. ‘Maar het is een investering in de toekomst. We gaan hiermee juist veel tijd en geld besparen, omdat minder uitgebreide controles nodig zijn.’ De ziekenhuis- sector volgt het proces dan ook met belangstelling, aldus Beuse. ‘Zij willen graag af van met name de controles door zorgverzekeraars. Als dat bij ons lukt doordat we goede afspraken hebben, is het voor de ziekenhuizen heel aanlokkelijk om ook deze weg op te gaan.’

Whitepaper ‘Prestatiebekostiging in de revalidatiezorg’